Week 3 | Feedback & AgilePoint

Zoals reeds in het vorige blog item aangekondigd hebben we in de afgelopen week feedback ontvangen van onze requirements analyse en hebben we een opleiding gekregen in AgilePoint.

In afwachting van de feedback hebben we op maandag en dinsdag een training gekregen in AgilePoint. Hierbij zijn we gestart met het uittekenen van een workflow in AgilePoint Envision. Als de workflow volledig getekend is kan deze geüpload worden naar de AgilePoint server. Om nu deze workflow te doorlopen kan je aan deze flow een InfoPath formulier koppelen. Deze formulieren werden dan naar de SharePoint server gepubliceerd. Na het volgen van de volledige stap voor stap tutorial zijn we er in geslaagd enkele werkende workflows te creëren met debijhorende InfoPath-formulieren. Voor vragen konden we terecht bij Ward, een SharePoint Developer. Ward werkt bij DigiPoint mee aan grote SharePoint projecten. Zo is Ward ook bezig aan het Outgoing Order proces binnen DigiPoint, dit zal later nauw samenwerking de applicatie die wij aan het uitwerken zijn.

Na de afronding van de AgilePoint training konden we woensdag starten aan het verwerken van de feedback op de requirements analyse. We hebben waar nodig aanpassingen gemaakt en requirements herschreven. Verder hebben we ook de functionele analyse reeds bijgesteld in functie van de aangepaste en nieuwe requirements die aan bod kwamen.

We hebben deze week ook al eens gekeken naar de data die in het CRM systeem staat. Zo weten we al waar we welke data moeten gaan halen en welke data nog niet in het CRM staat. Voor dez ontbrekende items zullen we later Change Requests opstellen.

Ik vond de afgelopen week een zeer leerzame week. Een week waarin we een evaluatie kregen op het reeds geleverde werk. En verder het was ook een week waar we leerde werken met de 3 onbekende technologieën: AgilePoint, InfoPath en SharePoint.


Week in 3 woorden

• Verruimend
  


• Boeiend
  


• Leerrijk

Logboek
Excel-sheet | Stage week 3

Week 2 | Functionele analyse

De 2de week van de stage is al voorbij. Na de 1ste verkennende week hebben we (ik en Joachim) tijdens de 2de week een duidelijker beeld gekregen op het totale project. Zo hadden we op maandag een verhelderend interview met Nadia, de delivery manager. Tijdens dit gesprek is duidelijk geworden wat zij van de applicatie verwacht en wat haar visie is op het project. Ook hier is duidelijk geworden dat het project groter was dan het order reception proces dat we vorige week toegewezen kregen.

Om een beter beeld te krijgen op het volledige proces hebben we dus ook nog enkele andere BPMN processen moeten bestuderen en analyseren. Enkele voorbeelden van deze processen zijn: Order Execution Datacenter, Order Execution Products, Order Execution WA (pre-paid),... Deze extra processen hebben we dan ook dadelijk mee opgenomen in onze behoefte en functionele analyse.

De behoefte analyse die gestart is tijdens de eerste week hebben we eerst afgecheckt op volledigheid bij Stijn de business analist. Waarna we deze analyse hebben aangepast aan de hand van de feedback. Om duidelijk af te checken of we de juiste behoeften hebben neergeschreven zullen de delivery manager, sales director en de CEO de behoefte analyse controleren op juistheid. Deze personen zullen allen met deze applicatie werken en daarom is het van belang dat zij bij de analyse betrokken worden. Ze zullen hun opmerkingen bezorgen tegen het begin van week 3.

Tijdens het wachten op de opmerkingen op de behoefte analyse zijn we reeds gestart met de functionele analyse. Hierbij hebben we reeds de use cases uitgeschreven en getekend. Verder staan ook alle scenario's reeds volledig uitgeschreven. Al kan het wel zijn dat er nog aanpassingen moeten gemaakt worden, dit hangt vooral af van de opmerkingen van de delivery manager, sales director en de CEO op de behoefte analyse.

In afwachting van de feedback zijn we reeds gestart met de verkenning van de CRM databank en het lezen van AgilePoint documentatie. Verder hebben we ook nog per mail enkele bijkomende vragen gesteld aan Nathalie, de sales assistant.

Door de week heen heb ik meer geleerd over analyses maken. Hoe een CRM systeem er uit ziet, hoe men dit gebruikt binnen DigiPoint en welke functionaliteiten er mogelijk zijn.

Een moeilijkheid deze week was het ontvangen van feedback en het plannen van meetings. Alle werknemers zijn druk bezig en hebben zelf ook een aantal verplichtingen waardoor we moeilijker afspraken konden maken bij hen. Al hebben we onze tijd wel nuttig kunnen opvullen met andere taken.

In afwachting van de feedback staat er maandag alvast een opleiding AgilePoint gepland.

Week in 3 woorden

• Verduidelijking


• Motiverend


• Ongeduldig

Logboek
Excel-sheet | Stage week 2

Week 1 | Verkenning & behoefte analyse

De stage startte met uitgebreide rondleiding op het bedrijf en een kennismaking met de collega's. Al waren ik en Joachim niet de enige nieuwe gezichten die aan de eerste werkdag begonnen bij DigiPoint. Ook voor stagiair Koen, een student van de Howest en Cindy, de nieuwe secretaresse was het op maandag de eerste werkdag. Verder kwamen we ook te weten dat er op het bedrijf een ex-ims student werkt. Na een korte introductie over het stageproject konden ik en Joachim starten met het verkennen van de software paketten op onze computer en het intranet van DigiPoint. Alvorens we konden starten aan de uitwerking van het project moest de nodige documentatie worden doorgenomen zoals 'naming/programming conventons' en 'database and sql conventions'.

Na alle documentatie gelezen te hebben konden we op dinsdag van start gaan. Mits we niet wisten hoe DigiPoint zijn analyses maakt hebben we hiervoor hulp gevraagd aan Koen, onze stagebegeleider. Tijdens een korte vergadering heeft Stijn, de business analist, het verloop van analyses binnen DigiPoint uitgelegd. Na deze vergadering werd de werkwijze ons geheel duidelijk en wisten we hoe we de analyse zouden gaan aanpakken.

Vanwege dat we de analyse zelf uitvoeren hebben we geen uitgebreide project omschrijving gekregen. Al kwamen we wel te weten welk business proces we zullen gaan automatiseren. Het project betreft de automatisatie van het order reception proces, voor meer duidelijkheid te krijgen over hoe dit verloopt kregen we een BPM chart. Mits ik nog nooit gewerkt heb met de BPMN diagrammen, heb ik hiervoor ook nog het nodige opzoek werk moeten doen op internet. Joachim die tijdens de lessen CRM wel BPMN diagrammen heeft gezien kon me hierin bijstaan, waardoor ik al snel BPMN diagrammen kon begrijpen.

Naast de verkenning van de conventies en BPMN heb ik ook al wat opzoek en lees werk gedaan om wat meer te weten te komen over AgilePoint en SharePoint, mits deze technologieën zullen worden ingezet in ons project.

Alvorens we konden starten aan de behoefte analyse moesten er enkele interviews gedaan worden met de actoren die aan bod komen in het order reception proces. Zo hebben we reeds Nathalie, de Sales Assistant geïnterviewd. Mits de mensen van Sales nogal de eigenschap hebben om een drukke agenda te hebben zullen de andere interviews met de Nadia, Delivery Manager en Muriel de Sales Executive begin volgende week plaatsvinden. Al hebben we al wel een groot deel van de behoeften kunnen oplijsten omdat de Sales Assistant het meeste betrokken is bij het proces dat we zullen automatiseren.

Week in 3 woorden

• Openheid


• Gezellig


• Onervaren

Logboek
Excel-sheet | Stage week 1